Salarisadministratie anno 2021
‘Digitaliseren is voor onze organisatie heel belangrijk. We zijn daar al in een vroeg stadium mee gestart. Sigma Personeelsdiensten maakt dit nog eenvoudiger. Ik beschouw hen als onze gespecialiseerde partner, die de ontwikkelingen op dit gebied volgt. Zij dragen de tools aan waarmee hun én onze dienstverlening verbetert. Hubbae is daarvan een mooi voorbeeld. Direct bij het eerste bericht hierover ben ik het gaan inzetten.’
Mariska Ploeg is controller bij het Roosendaalse Cultuurcluster. Naast de financiën heeft zij ook personeelszaken in haar portefeuille. Ze verricht haar werkzaamheden voor drie aparte stichtingen: theater De Kring Roosendaal, CultuurCompaan en het erfgoedcentrum Tongerlohuys. Naast tientallen vrijwilligers, hebben deze stichtingen samen circa twintig medewerkers in dienst. ‘Een flinke klus’, beaamt Mariska. ‘Juist daarom wil ik snelle, digitale stappen zetten. Zo werken we met een Sharepoint-omgeving, waardoor iedereen op ieder moment bij de gewenste informatie kan. Dat maakt onze organisatie minder kwetsbaar en flexibel. Neem mijzelf, ik kan via mijn laptop de gegevens benaderen, maar ook via mijn telefoon.’
Een digitaal HR- en salarisadministratiepakket
De samenwerking met Sigma Personeelsdiensten startte enige jaren geleden. Daarmee deed ook het HR- en salarisadministratiepakket Nmbrs zijn intrede. ‘Voorheen werkten we met papieren dossiers, nu zijn alle personeelsdossiers gedigitaliseerd. Dat werkt heel prettig. Het voordeel vind ik de transparantie, want deze dossiers zijn ook voor de werknemers online beschikbaar. Als medewerker heb je daarmee direct inzage in alle informatie die we in de loop der jaren hebben verzameld. Vanzelfsprekend loopt ook de verloning via Nmbrs. Medewerkers ontvangen een loonstrook in het werknemersportal. Ook prettig is de signaleringsfunctie. Een voorbeeld? Het einde van een contract wordt tijdig gesignaleerd. Dat is handiger dan zelf lijstjes bijhouden.’
Met Hubbae nog minder papierstromen
Het gebruik van Nmbrs kon tot voor kort niet voorkomen dat er soms ook nog een aanzienlijke papierstroom was, bijvoorbeeld bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. ‘Ga maar na wat je dan als werkgever allemaal moet weten en moet krijgen’, vertelt Mariska. ‘Dat loopt uiteen van eenvoudige NAW-gegevens tot een kopie paspoort, een loonbelastingverklaring en alle afspraken rondom het contract. Dat werd dan allemaal door mij verzameld en in Nmbrs verwerkt. Deze werkwijze kende wat mij betreft twee problemen: het was bijzonder arbeidsintensief en niet conform de AVG-richtlijnen. Een kopie paspoort mailen of in een postvakje leggen bijvoorbeeld, kan anno 2021 eigenlijk niet meer.’ De introductie van Hubbae kwam wat dat betreft op een uitstekend moment. Hoewel op vakantie kon Mariska het niet laten hier direct mee aan de slag te gaan. ‘Ik moet nu alleen de naam en het e-mailadres weten en stuur dan een link, waarmee de nieuwe medewerker alles kan invullen en uploaden. Ik voeg zelf vervolgens alleen nog de contractuele gegevens bij. Dat werkt sneller én veiliger.’
‘Sigma maakt digitaliseren makkelijk’
De introductie van Hubbae is wat Mariska betreft een mooi voorbeeld van de meerwaarde van Sigma Personeelsdiensten. ‘Dit is hun business. Zij moeten mij faciliteren en meedenken om het proces voor mij zo makkelijk mogelijk te maken. De combinatie met persoonlijk contact met de adviseur vind ik belangrijk. Daarmee komt informatie boven, die ik zelfstandig niet kan vinden. Zij zijn de specialist, weten waarop ik moet letten en maken mijn werk een stuk efficiënter.’
'Voorheen werkten we met papieren dossiers, nu is alles gedigitaliseerd.'
De adviseur naast de ondernemer
‘Ik durf te stellen dat wij bij Sigma Personeelsdiensten goed op de hoogte zijn van wat onze klanten vragen en wat de marktontwikkelingen zijn. Onze kracht daarbij is dat we een grote mate van automatisering nastreven, maar niet op basis van een standaard pakket. We hebben steeds oog voor de wensen van de klant en de situatie. We combineren dit met persoonlijke aandacht.’
Hans Schouw is manager Loon & Advies bij Sigma Personeelsdiensten. De introductie van de nieuwe tool Hubbae is wat hem betreft een schot in de roos. ‘Het is geweldig om te zien dat Mariska Ploeg hier als één van de eersten op reageert. Dat sluit goed aan bij hoe ik haar ken. Ze is enorm professioneel en heeft veel kennis in huis. Ze benut vrijwel alle mogelijkheden die Nmbrs biedt en staat open voor nieuwe ontwikkelingen.’
Het maken van de juiste koppeling binnen en met Nmbrs is in de ogen van Hans noodzakelijk om efficiënt te kunnen werken. ‘De pakketten worden steeds slimmer. Naast de regulier HR- en salarisadministratie kunnen we in Nmbrs tal van tools kwijt. Hubbae is daarvan een mooi voorbeeld. Daarmee regel je de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers sneller en eenvoudiger dan ooit. Ook brengen we steeds vaker koppelingen tot stand met bijvoorbeeld de arbodienst of de verzekeraar. Het is natuurlijk onzin om dezelfde informatie in drie of vier databases te registeren terwijl het ook in één kan. Die koppelingen maken wij. Zo maken we het voor onze relaties zo eenvoudig en efficiënt mogelijk.’
Meer dan een salarisstrook
Je salarisadministratie zelf uitvoeren of juist uitbesteden? Met Sigma Online bieden we je een passende oplossing. Daarbij combineren we de voordelen van slimme online applicaties met de kracht van professioneel en persoonlijk advies. We zijn persoonlijk betrokken en altijd dichtbij. Zo maken we écht het verschil. Heb je vragen of wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw onderneming? Lees meer over onze salarisadministratie dienstverlening of vraag direct een vrijblijvende demo aan!